Desk Sharing in Berlin: Effizienz und Flexibilität im modernen Arbeitsumfeld

Was ist Desk Sharing und warum ist es in Berlin so beliebt?

Beim Desk Sharing gibt es keine festen Arbeitsplätze, an denen bestimmte Mitarbeiter:innen täglich sitzen. Vielmehr arbeitet jede:r einfach dort, wo gerade etwas frei ist oder wo die für die aktuelle Aufgabe besten Bedingungen herrschen (Licht, Ruhe, Teamkolleg:innen in der Nähe). Das Modell ist auch unter dem Namen Hot Desk oder Flexible Desk bekannt und stellt eine ökonomische Form der Bürogestaltung dar. Da selten alle Mitarbeiter:innen zur gleichen Zeit im Büro sind, kann so viel Bürofläche gespart werden. Außerdem bricht das System starre Strukturen und Hierarchien auf und fördert die projekt- oder betriebsübergreifende Kooperation. Das Modell Arbeitsplatz teilen ist in Berlin gerade in jungen, dynamischen Teams beliebt wie der Start-up-Szene, für die Berlin bekannt ist.

Die pandemiebedingten Veränderungen der Arbeitswelt haben zu einem regelrechten Boom an Lösungen für modernes, agiles Arbeiten jenseits des festen Büros geführt. Coworking Spaces wie vom Pionier Mindspace bieten für Einzelpersonen, kleine und große Teams bedarfsgerechte Arbeitsplätze für flexibles Arbeiten in Berlin. Das Desk Sharing in Berliner Coworking Spaces stellt nur eine der Optionen dar.

Vorteile von Desk Sharing: Effizienz, Kostenersparnis und Flexibilität

Zur Arbeit kommen, sich an den üblichen Arbeitsplatz setzen und mit der täglichen Routine beginnen – diese Art zu arbeiten hat Vorteile, aber auch Nachteile. Dazu zählt genau das, in Routinen zu erstarren und den Blick zu verlieren für das, was jenseits des eigenen Tellerrands geschieht. Deswegen schätzen viele Menschen das Modell „Arbeitsplatz teilen in Berlin“ als Möglichkeit, den Horizont zu erweitern und durch den sprichwörtlichen Tapetenwechsel den kreativen Flow zu boosten. Und da ist noch mehr! Wir haben die Vorteile des Desk Sharings in Berlin zusammengefasst:

• Effizienz: Berlin ist bei Gewerbeimmobilien ein notorisch teures Pflaster. Da ergibt es durchaus Sinn, die angemietete Bürofläche möglichst klein zu halten. Statt Arbeitsplätze, Konferenz- oder Teamräume oft brachliegen zu lassen, können die vorhandenen Flächen durch flexibles Arbeiten in Berlin viel besser und bedarfsgerechter genutzt werden.
• Kostenersparnis: Neben der bereits erwähnten Miete kosten feste Arbeitsplätze auch bei der Einrichtung viel Geld.
• Flexibilität: Mitarbeiter:innen in Teilzeit oder Hybridarbeiter:innen teilen sich die vorhandenen Arbeitsplätze je nach Anwesenheit. Da man mit immer anderen Konstellationen sitzt, entstehen wertvolle Kontakte und Wissenstransfers mit und durch andere. Für projektbezogenes Arbeiten ermöglichen die Shared Desks flexible Kooperationen über verschiedene Abteilungen hinweg. Jede:r kann sich den Platz wählen, an dem er:sie sich am wohlsten fühlt und welcher der aktuellen Arbeitssituation am angemessensten ist.

Wie man typische Probleme beim Desk Sharing meistert

Bei allen Vorteilen funktioniert Desk Sharing in Berlin nicht immer und überall gleichermaßen gut. Wenn man die typischen Gefahren und Probleme kennt, kann man aber schon bei der Einrichtung des Büros zum flexiblen Arbeiten in Berlin viele Klippen umschiffen. Arbeitsplatz teilen in Berlin – das sind mögliche Hürden:

Problem Datenschutz: Arbeitsbezogene Daten unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen. Auch innerhalb einer Organisation dürfen projektbezogene oder persönliche Daten nicht einfach frei einsehbar sein. Wie löst man dieses Problem an geteilten Arbeitsplätzen?

Lösungen:

• Indem du klare Richtlinien zum Umgang mit sensiblen Daten aufstellst und sicherstellst, dass jede:r Mitarbeitende sie zur Kenntnis genommen hast, schaffst du einen sicheren Rahmen. Jede:r im Betrieb weiß, wie Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützten sind. Das gilt auch beim Verlassen eines Shared Desks, ob nach Feierabend oder für die Pause. Wenn sich jede:r an die Richtlinien hält, werden sensible Daten geschlossen, sodass niemand von außen sie einsehen kann.
• Regelmäßige Schulungen zum Thema Datenschutzbestimmungen verfestigen das Wissen um bestehende Regelungen zum Datenschutz und informieren über neue.
• Sichere IT-Lösungen wie verschlüsselte Verbindungen und VPNs sorgen für den Schutz der Daten. Buchungssysteme stellen sicher, dass nur Berechtigte Zugang zu speziellen Bereichen auf dem Computer erhalten.

Problem persönliche Präferenzen: Nicht jeder möchte den ganzen Tag auf seinem Bürostuhl sitzen. Stehtische oder andere rückenfreundliche Sitzoptionen werden immer beliebter. Viele mögen es auch nicht, sich ständig neu an einem fremden Arbeitsplatz orientieren zu müssen oder erst mal die Krümel des Vorbenutzenden wegwischen zu müssen. Wie stellst du sicher, dass das flexible Arbeiten in deinem Berliner Büro alle gleichermaßen zufriedenstellt?

Lösungen:

• Die Büromöbel sollten von Anfang an möglichst ergonomisch und vielfältig verstellbar sein. Optimal sind Shared Desks für verschiedene Vorlieben wie höhenverstellbare Tische.
• Standardisierte Ausstattungen sorgen dafür, dass jede:r alles Nötige vorfindet und auch weiß, wo es ist.
• Etabliere eine Kultur der Sauberkeit, die auch umfasst, wie die geteilten Arbeitsplätze zu hinterlassen sind: sauber und ordentlich.

Problem persönliche Gegenstände: Das eigene verschließbare Büro stellt eine sichere Umgebung für persönliche und Wertgegenstände der Mitarbeitenden dar. Ohne Tür empfinden viele ihre Wertsachen als ungeschützt. Und wo verwahrt man beim Desk Sharing in Berlin ausgedruckte sensible Unterlagen, solange man zur Toilette ist?

Lösung: Schließfächer verwahren die persönlichen Gegenstände der Mitarbeiter:innen. Für vertrauliche Unterlagen gibt es ebenfalls Aufbewahrungsmöglichkeiten.

Erfolgreiches Desk Sharing für Unternehmen und Einzelpersonen in Berlin

Unternehmen, die Desk Sharing in Berlin etablieren wollen, stehen oft vor großen Herausforderungen. Wie sollen sie die vorhandene Bürofläche gliedern, wie sicherstellen, dass Lärmpegel, Beleuchtung und Ausstattung optimal sind? Für Freelancer:innen oder kleine Teams lohnt sich die Investition erst gar nicht. Für das flexible Arbeiten in Berlin stehen zum Glück zahlreiche Coworking Spaces zur Verfügung.

Pionier Mindspace bietet sieben zentrale und gut erreichbare Standorte in attraktiven Berliner Innenstadtbereichen an. Die flexiblen Lösungen bieten für alle Bedürfnisse und jeden Geschmack den richtigen fix und fertig ausgestatteten Arbeitsplatz – von preiswerten Shared Desks über private Büros und sogar ganze Teamsuites oder Büroetagen. Arbeitsplatz teilen in Berlin ist also ganz einfach und schon für kleines Geld zu haben.

Fazit: Ist Desk Sharing die Zukunft des Arbeitens in Berlin?

In der immer agiler und globaler werdenden vernetzten Arbeitswelt kommen starre Arbeitsplatzlösungen an Grenzen. Desk Sharing in Berlin ist eine flexible Lösung, um Platz und Kosten zu sparen sowie Ressourcen möglichst nachhaltig zu verwenden. Flexibles Arbeiten ist in Berlin für viele Branchen eine interessante Option. In Coworking Spaces kommen weitere Vorteile hinzu wie das Networken und der Wissenstransfer.