Desk-Sharing-Konzept: Definition, Vor- und Nachteile

Neue Arbeitsmodelle lösen den festen Arbeitsplatz ab. Neben Teilzeitarbeitsplätzen entstehen immer mehr hybride oder Remote-Arbeitsmodelle. Viele Menschen arbeiten heute dort, wo sie gerade sind: im Café, im Park oder am Urlaubsort. Über das fast überall verfügbare Internet kann man sich von jedem Ort der Welt in seinen persönlichen Arbeitsaccount einloggen und arbeiten. Dadurch sind Arbeitsplätze in deinem Unternehmen nicht mehr jeden Tag besetzt. Du reagierst darauf, indem du nicht mehr jedem Arbeitnehmer einen festen Arbeitsplatz zur Verfügung stellst. Stattdessen wird der Tisch geteilt – man spricht auch vom Desk Sharing.

Was ist Desk Sharing?

Wie genau muss man sich das vorstellen, wenn Arbeitsplätze geteilt werden? An dieser Stelle erklären wir, was Desk Sharing ist und worin es sich von anderen Arbeitsplatzmodellen unterscheidet.

Definition des Desk-Sharing-Konzepts

Heute arbeite ich hier, morgen dort. Laptops und moderne Firmensoftwarelösungen machen Arbeitsplätze mobil. Es braucht keinen festen Tisch mehr, sondern nur noch freie Plätze, die man mit allen anderen Kollegen teilt. Du kannst so den vorhandenen Platz viel flexibler nutzen. Wenn es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter geben muss, sparst du nicht nur Kosten für Büromöbel, sondern kannst die Bürofläche selbst reduzieren. Zugleich musst du nicht für jeden neuen Mitarbeiter einen kompletten neuen Arbeitsplatz bereitstellen.

Ursprung und Entwicklung

Wie so vieles in der modernen Arbeitswelt stammt auch das Desk Sharing aus Amerika, genau genommen hat es sich zuerst bei den Tech-Unternehmen im Silicon Valley etabliert. Doch auch sie haben das Konzept nicht erfunden, sondern aus der Seefahrt entlehnt. Da die Matrosen in Schichten arbeiteten und schliefen, musste nicht für jeden ein Schlafplatz vorhanden sein.

Übertragen auf die moderne Arbeitswelt bedeutet der Verzicht auf feste Arbeitsplätze die Freiheit, sich dort zum Arbeiten niederzulassen, wo die individuellen Bedingungen für konzentriertes und produktives Arbeiten am besten sind.

Unterschiede zu traditionellen Arbeitsplatzmodellen

Der feste Arbeitsplatz bedeutet für viele immer noch eine Art erweitertes Wohnzimmer. Familienfotos, Dekostücke oder die eigene Topfpflanze personalisieren den Arbeitsplatz und sorgen für ein heimeliges Ambiente. Dann gibt es noch hybride Arbeitsplätze, die sich zwei Teilzeitkräfte teilen. Auch das lässt einen gewissen Grad der Personalisierung zu, inklusive der Übergabe anstehender Arbeitsaufgaben. Beim Desk Sharing beschränkt sich die Personalisierung höchstens auf den Bildschirmhintergrund. Der Bürostuhl muss jeden Tag für den aktuellen Benutzer angepasst werden; man fühlt sich erst einmal fremd. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern als Ausgleich unterschiedliche Arbeitsplätze an, zum Beispiel Stehtische.

Vorteile des Desk-Sharing-Konzepts

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel, und du musst dich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren. Desk Sharing bietet für dich praktikable Antworten auf die Probleme und Herausforderungen des modernen Arbeitsumfelds.

Effiziente Nutzung von Büroflächen

Durch Desk Sharing kannst du Kosten sparen, besonders bei der Miete. Physische Arbeitsplätze nehmen viel Raum ein. Deutlich effizienter ist die gemeinsame Nutzung von Flächen, zumal sich abzeichnet, dass immer größere Teile deiner Belegschaft teilweise von zu Hause aus arbeiten.

Förderung der Flexibilität

Der feste Arbeitsplatz kann die Entfaltung der Kreativität behindern. Manchmal fällt einem im gewohnten Umfeld buchstäblich die Decke auf den Kopf. Durch den frei wählbaren Arbeitsplatz kommt eine inspirierende Dynamik in dein Arbeitsumfeld. Das Konzept schafft flache Hierarchien, wenn auch die Vorgesetzten den Arbeitsplatz wechseln.

Förderung von Kollaboration

Flexible Arbeitsplätze fördern den Austausch mit Kollegen anderer Abteilungen, mit denen es sonst kaum Berührungspunkte gibt. Durch solche Kontakte entstehen Synergien, die die Arbeitsabläufe optimieren und die Zusammenarbeit verbessern können.

Nachteile des Desk-Sharing-Konzepts

Nicht für jeden deiner Mitarbeiter und nicht für jedes Unternehmen eignet sich Desk Sharing gleichermaßen gut. Erfahre hier alles über die möglichen Nachteile.

Mangel an persönlicher Arbeitsumgebung

Nicht jeder kommt gleich gut mit wechselnden Arbeitsbedingungen zurecht. Viele Arbeitnehmer sind produktiver, wenn sie in ihrem gewohnten Arbeitsumfeld arbeiten und sich ohne Umstellung zurechtfinden.

Organisation und Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen

Wie bei der Reise nach Jerusalem kann es beim Desk Sharing dazu kommen, dass mehr Arbeitsplätze gebraucht werden, als zur Verfügung stehen. Oder ein Projektteam findet nicht genügend beieinanderliegende freie Arbeitsplätze. Hier können gute Planung und ein Buchungssystem Abhilfe schaffen.

Hygienische Herausforderungen

Niemand setzt sich gern an einen verdreckten Schreibtisch. Sauberkeit und Ordnung sind daher unerlässlich, damit Desk Sharing funktioniert. Bei Feierabend müssen die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz aufgeräumt und sauber verlassen.

Voraussetzungen für erfolgreiches Desk Sharing

Damit Desk Sharing gelingt, musst du die nötigen Voraussetzungen schaffen. Dabei müssen verschiedene Maßnahmen ineinandergreifen.

Digitalisierung und technische Ausstattung

First come, first serve – das Prinzip ist einfach, kann aber zu Problemen führen. In deinem größeren Unternehmen musst du die nötigen Strukturen schaffen, damit Desk Sharing funktioniert. Über eine spezielle Software oder App können deine Mitarbeiter einen Arbeitsplatz buchen.

Klare Regeln und Prozesse

Bei unkoordiniertem Vorgehen sind Teamkonflikte vorprogrammiert. Hier musst du Strukturen und Abläufe vorgeben, wie die verfügbaren Arbeitsplätze aufgeteilt werden. Dazu gehört auch, gebuchte Plätze zu stornieren, wenn man sie nicht benötigt.

Deine Mitarbeiter benötigen Regeln in Bezug auf:

• Lautstärke (Gespräche mit Kollegen, Handyklingeln),
• Ordnung und Sauberkeit (clean Desk),
• Nutzungsdauer,
• Privatsphäre der Kollegen,
• Datenschutz.

Kommunikation und Change Management

Die flexible Arbeitsplatznutzung verlangt deinen Mitarbeitern viel ab, und das Management muss sich ebenfalls anpassen. Damit Desk Sharing von deinen Mitarbeitern akzeptiert wird, solltest du sie bereits in den Planungsprozess einbeziehen. Überhaupt ist Kommunikation für die Akzeptanz wichtig.

Tipps zur Einführung von Desk Sharing im Unternehmen

Desk Sharing bedeutet nicht einfach nur, ein paar Tische zu entfernen. Es impliziert einen weitreichenden Wandel in deiner Unternehmensstruktur und -kommunikation. Die folgenden Punkte helfen dir bei der Umsetzung.

Bedarfsermittlung und Planung

Am Anfang steht die Analyse: Welche Büroauslastung hat dein Unternehmen, wie wollen deine Mitarbeiter arbeiten, können überhaupt alle den Arbeitsplatz flexibel wechseln?

Welchen Hauptgrund hat dein Wechsel zum Desk Sharing?

• Effizientere Raumnutzung
• Bessere Zusammenarbeit
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit

Aus diesen Faktoren ergibt sich nach und nach ein Konzept, das zu deinem Unternehmen passt.

Testphase und Feedbackschleifen

Wenn du Desk Sharing schrittweise einführst, können deine Mitarbeiter die neue Art des Arbeitens allmählich kennenlernen. Das vergrößert die Akzeptanz. In dieser Phase sorgen Feedbackschleifen für nötige Nachbesserungen.

Anpassung der Büroumgebung

Diese Tipps sorgen dafür, dass sich deine Mitarbeiter beim Desk Sharing wohlfühlen:

• Stehtische oder rückenfreundliche Sitzvarianten anbieten.
• Rückzugsräume schaffen, um ungestörtes Arbeiten zu ermöglichen.
• Zusammenhängende Flächen für Projektteams einplanen.
• Durch Pflanzkästen für Sicht- und Lärmschutz sowie Privatsphäre sorgen.
• Arbeitsplätze mit anpassbarer Beleuchtung ausstatten.

Fazit

Homeoffice und hybride Arbeitsplatzmodelle sorgen zunehmend für verwaiste Arbeitsplätze, die vor allem Geld kosten. Durch die Einführung von Desk Sharing kannst du die Büroflächen besser nutzen und musst nicht für jeden Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch bereithalten. Das kommt auch dem Teamzusammenhalt zugute. Ohne Strukturen und Regeln sowie Kommunikation kann es dabei jedoch zu Konflikten kommen. Du solltest bei der Planung hin zum Desk Sharing schrittweise vorgehen und deinen Mitarbeitern alle Schritte klar kommunizieren.

FAQs

Was bedeutet Desk Sharing?

Dabei teilen sich alle im Büro arbeitenden Mitarbeiter die vorhandenen Arbeitsplätze, und niemand hat einen festen Schreibtisch.

Für welche Unternehmen eignet sich Desk Sharing?

Junge, dynamische Teams wie Start-ups, Tech-Unternehmen und Firmen mit einem großen Anteil an Hybridarbeitsplätzen profitieren von Desk Sharing.

Welche Herausforderungen gibt es bei Desk Sharing?

Nicht alle Mitarbeiter geben gern ihr gewohntes Arbeitsumfeld auf. Die Arbeitsplatzsuche und -einrichtung kostet Zeit. Ohne Buchungssystem stehen benötigte Arbeitsplätze womöglich nicht zur Verfügung.